تعریف wbs در msp

پس از ایجاد تقویم در MSP و انجام تنظیمات لازم، باید فعالیت‌های پروژه را مشخص و دسته‌بندی کنید.

اولین نکته‌ای که باید بدانید این است که برای برنامه‌ریزی یک پروژه باید نسبت به محدوده پروژه شناخت کلی داشته باشید. اطلاعات کلی پروژه مانند: نام پروژه، مدیر پروژه، مشاور، وکیل، سرمایه‌گذاران، تاریخ شروع پروژه، مدت زمان انجام، تاریخ پیش‌بینی پایان، مبلغ قراردادی پروژه، موقعیت جغرافیایی و…. این اطلاعات را در قالب یک فرم به نام شرح مختصر پروژه تهیه کنید تا یک چهارچوب کلی برای شناخت پروژه خود داشته باشید. پس دست به کار شوید و فرم شرح مختصر پروژه خود را تهیه کنید.

WBS نقشه راه!                                      

ساختار شکست کار (WBS) یا Work Breakdown Structure اولین قدم برای ایجاد پروژه با کیفیت استاندارد است و تیم پروژه را در مسیر موفقیت قرار می‌دهد. شروع یک پروژه بدون داشتن ساختار شکست کار، مانند رفتن به سرزمینی غریب بدون نقشه راه است!

تعریف WBS یکی از مهمترین فاز‌های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است. پس از شناخت کلی نسبت به اهداف کلی پروژه، باید پروژه‌ها را به واحد‌ها، فعالیت‌ها و اقدامات کوچکتر تقسیم کنید. با تعریف WBS کنترل پروژه در قالب مجموعه فعالیت‌های دسته‌بندی شده راحت‌تر می‌شود. دسته‌بندی فعالیت‌ها این امکان را به شما می‌دهد تا ارتباط بین فعالیت‌های پروژه، همچنین منابع موردنیاز برای اجرای پروژه را بهتر تشخیص داده و نسبت به تعریف منابع اقدام کنید.

اولین قدم برای تعریف WBS شناخت فعالیت‌های اجرایی پروژه است. لیست فعالیت‌های پروژه باید به گونه‌ای باشد که قابل مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل باشد. به عبارت دیگر باید فعالیت‌های پروژه تا اندازه‌ای کوچک شوند که قابل کنترل باشند. بهتر است در تهیه WBS با افراد مسئول در پروژه مانند مدیر پروژه، مشاور، وکیل، مدیر اجرایی و… رایزنی کنید. مشاوره با افرادی که در پروژه‌های مشابه شرکت داشته‌اند و استفاده از اطلاعات پروژه‌های مشابه نیز می‌تواند مفید و راه‌گشا باشد. بهتر است WBS را ابتدا به صورت نمودار درختی طراحی کنید و پس از تکمیل، رفع نواقص و نهایی شدن وارد نرم‌افزار کنید.

ساختار شکست پروژه

تنظیم شماره‌گذاری کدهای WBS در نرم‌افزار MSP

وقتی نرم‌افزار MSP را باز می‌کنید، اعدادی را در ستون Task Id می‌بینید. این اعداد WBS نیستند، چون اگر فعالیت‌ها را جابجا کنید، Task Id‌ها تغییر می‌کنند. برای تنظیم کدهای WBS باید در جدول یک فیلد WBS ایجاد کنید، پس روی تیتر Task name راست کلیک کنید و گزینه Insert column را انتخاب کنید و بعد WBS را انتخاب ‌کنید. اگر ترتیب اعدادی که نرم‌افزار برایتان انتخاب کرده برای کارتان جوابگو بود که عالی است و دیگر نیاز نیست کاری انجام دهید، اما می‌توانید کد‌های WBS را به صورت دلخواهتان در‌آورید. روی سربرگ Project  کلیک کنید. سپس روی WBS کلیک کنید. Define code را انتخاب کنید.

تنظیم شماره‌گذاری کدهای WBS در MSP

پنجرهٔ WBS Code Definition باز می‌شود.

1. Code preview: در این قسمت می‌توانید یک پیش نمایش از کدتان را ببینید.
2. Project code prefix: اگر می‌خواهید چندین پروژه را در یک پروژه اصلی داشته باشید این گزینه کارآمد است و شما به Prefix یا پیش ‌فرض نیاز دارید تا هر پروژه را در یک پروژه بزرگ و اصلی شناسایی کنید حتی اگر تمامی کد‌های WBS در پروژه یکسان باشد.
3. Code mask: در این قسمت ترتیب کد‌ها را تعریف می‌کنیم. روی اولین قسمت یعنی Sequence کلیک کنید و سپس روی فلش به سمت پایین کنار کادر کلیک کنید. در اینجا چند گزینه داریم، اولین گزینه (Number(ordered هست که اعدادی که به ترتیب ظاهر می‌شوند را نشان می‌دهد، گزینه بعد (Uppercase letters(ordered است که می‌توانید سطوح را با حروف بزرگ یعنی A تا Z مرتب کنید و گزینه بعدی (Lowercase letters(ordered است که می‌توانید سطوح را با حروف کوچک مرتب کنید و گزینه آخر (Characters(unordered است، می‌توانید اعداد و حروف را با هم ترکیب کنید، اما در این صورت ترتیب خاصی ندارند و برای اختصار فاز‌ها خیلی خوب‌اند.
4. Length: به معنی طول است که نرم‌افزار MSP مقدارش را any قرار داده است، به این معنی است که Level یا سطح می‌تواند هر طولی داشته باشد، اما در واقع کد‌های WBS باید کوتاه باشند.
5. separator: به معنی جداکننده است که می‌تواند نقطه، خط تیره، علامت + یا / باشد.
6. Generate WBS code for new task: در صورتی که این گزینه فعال باشد، اگر یک فعالیت Task را به پروژه‌تان اضافه کنید، نرم‌افزار MSP به صورت خودکار به فعالیت اضافه شده یک کد WBS را اختصاص می‌دهد. اگر شما می‌خواهید هر فعالیت این کد را داشته باشد پس نیاز دارید تا این گزینه فعال باشد.
7. Verify uniqueness of new WBS codes: اگر این گزینه فعال باشد بررسی یکتا بودن کد جدید WBS انجام می‌شود. زمانی که می‌خواهید کد‌های WBS‌ منحصر به فرد باشند، این گزینه را فعال کنید. این گزینه بررسی می‌کند کدی که برای یک فعالیت جدید تعیین کردید تکراری نباشد و اگر کدتان تکراری بود به شما هشدار می‌دهد و می‌توانید این مشکل را برطرف کنید.
8. در نهایت روی Ok کلیک کنید.

انواع زمان‌بندی فعالیت‌ها در MSP

در MSP دو نوع زمان‌بندی وجود دارد.

• زمان‌بندی دستی (Manually Scheduled): باید تمامی اطلاعات را به صورت دستی وارد کنید.
• زمان‌بندی خودکار (Auto Scheduled): هرگاه شما یک یا چند مورد از اطلاعات را وارد کنید. زمان‌بندی نرم‌افزار بقیه محاسبات را به صورت خودکار انجام می‌دهد.

در نمای Gantt chart فیلدی به نام Task Mode وجود دارد که می‌توانید نوع زمان‌بندی را برای تک تک فعالیت‌ها تعیین کنید.

انتخاب زمان‌بندی فعالیت‌های پروژه در MSP

اگر بخواهید نوع زمان‌بندی تمامی فعالیت‌ها را تغییر دهید از همان ابتدا در قسمت پایین و سمت چپ روی New Tasks کلیک کنید و یکی از گزینه‌ها را انتخاب کنید.

انواع فعالیت‌های پروژه در MSP

فعالیت‌ها در نرم‌افزار MSP سه نوع هستند:

1. Task: اکثر فعالیت‌های MSP از نوع Task هستند، فعالیت‌هایی که در سطح اجرا یا به عبارتی در پایین ترین سطح هستند.
2. Summary task: در MSP این فعالیت‌ها را با نام فعالیت‌های مادر و یا خلاصه فعالیت‌ها می‌شناسیم. تمام فعالیت‌ها در ابتدا به صورت منفرد (Task) هستند، ولی پس از درج فعالیت‌های دیگر در سطح پایین‌تر و تقسیم‌بندی گروهی به شکل Summary task در‌می‌آیند. مدت زمان Summary task بر اساس زمان و تقدم و تاخر فعالیت‌‌های Task زیر‌مجموعه آنها تعیین می‌شود.
3. Milestone: دارای زمان صفر هستند و برای نشان دادن شروع و پایان پروژه، شروع و پایان فاز‌های اصلی و نقاط کلیدی پروژه مثل تاریخ عقد یک قرارداد مهم در طول پروژه، تاریخ خرید یک نوع کالای مهم، تاریخ اتمام یک کار مهم، تاریخ رسیدن به درصد پیشرفت مشخص در طول پروژه و… که دارای اهمیت خاصی هستند، استفاده می‌شوند.

نکته: توجه خاص به اهداف مهم پروژه و Milestone‌ها می‌تواند باعث تسهیل در امر مدیریت پروژه شود.

تعریف فعالیت‌ در نرم‌افزار MSP

پس از اجرای نرم‌افزار MSP اولین صفحه‌ای که نمایش داده می‌شود، نمای Gantt chart است. نمای Gantt chart از تعدادی ستون در سمت چپ و میله‌های نشان‌دهنده زمان و ارتباط فعالیت‌ها در سمت راست تشکیل شده است.

فعالیت‌های پروژه را در ستون Task name و در نمای Gantt chart وارد کنید. اگر در نمای Gantt chart نیستید، از منوی View گزینه Gantt chart را انتخاب کنید. (نمای Gantt chart نمای پیش‌فرض در MSP است.) در سربرگ View ابزارها و فرمان‌هایی که مربوط به شیوه نمایش عناصر و فعالیت‌ها و نماها می‌شوند، قابل دسترس است.

تغییر نما در نرم‌افزار MSP

نکته: نام فعالیت‌ها را کوتاه انتخاب کنید؛ به گونه‌ای که نشان‌دهنده‌ی نوع عمل و فعالیت اجرایی باشد.

ساخت Summary task

Summary task یا خلاصه فعالیت‌ها برای نظم دادن به فعالیت‌های کاری در یک پروژه بسیار مفید هستند. خلاصه فعالیت‌ها می‌توانند مراحل کاری یا فعالیت‌هایی که به وسیله‌ی گروه خاصی اجرا شده را نشان دهند. مثلا در پروژه ما فاز ۱ یک خلاصه فعالیت است که شامل ۳ زیر فعالیت «خود ارزیابی»، «آزمایش کسب و کار » و «تهیه طرح توجیهی کسب و کار» است.

فرض کنید که می‌خواهید چند تا از فعالیت‌های کاری موجود را سازماندهی کنید، چند تا فعالیت را انتخاب کنید و بعد از سربرگ Task از بخش Insert روی Summary کلیک کنید، برنامه یک فعالیت Summary task یا خلاصه را اضافه کرده و چند فعالیت انتخاب شده را زیر فعالیت قرار می‌دهد. در سربرگ Task کلیه ابزارها و فرمان‌های مربوط به کار با فعالیت‌ها را در اختیار شما قرار می دهد.

حالا می‌توانید یک اسم برای خلاصه فعالیت تایپ کنید.

نمایش یا عدم نمایش زیرفعالیت‌ها

می‌توانید خلاصه فعالیت را جمع کنید تا زیرفعالیت‌ها دیده نشوند، کافی است روی مثلث سیاه رنگ کنار خلاصه فعالیت کلیک کنید تا زیر فعالیت‌ها مخفی شوند. اگر بخواهید دوباره آنها را ببینید روی مثلث سفید رنگ کلیک ‌کنید تا آنها دوباره ظاهر می‌شوند.

خلاصه فعالیت‌ها باعث می‌شوند تا برنامه‌ریزی و پیگیری پیشرفت پروژه‌ قابل مدیریت باشد. MSP ساخت Summary task‌ها را برای سازماندهی پروژه‌تان بسیار راحت کرده است.

تنظیم نمایش Summary Tasks

در این نرم‌افزار شما می‌توانید Summary task  را نمایان یا مخفی کنید. اگر در سربرگ Format در قسمت Show/hide تیک گزینهٔ Summary task را بزنید، می‌توانید Summary tasks‌ را ببینید. اگر می‌خواهید فقط فعالیت‌ها را ببینید تیک این گزینه را بردارید.

نکته: در سربرگ Format ابزارها و فرمان‌های مربوط به فرمت‌بندی عناصر موجود در پروژه قرار دارند.

اگر تیک گزینه Project Summary task را بزنید، می‌بینید که یک سطر جدید در بالای جدول ظاهر شده که Task id آن صفر است. این یک فعالیت خاص است که اطلاعات تمام پروژه را نشان می‌دهد و می‌توانید ببینید که Task name دارد و مدت زمان کل پروژه و تاریخ شروع و پایان آن را نشان می‌دهد.

نمایش سطحی خاص از فعالیت‌ها در نمای Gantt Chart

فرض کنید، می‌خواهید با مدیر اجرایی ملاقات داشته باشید و قصد دارید Level یا سطح خاصی از فعالیت‌ها را نمایش دهید. برای این کار به سربرگ View بروید. روی Outline کلیک کنید. روی سطح موردنظر کلیک کنید.

ایجاد یک فعالیت Milestone

Milestone‌ها روش بسیار خوبی برای نمایش یک نکته کلیدی در پروژه هستند. این نکته کلیدی می‌تواند مقدار قابل توجهی از کار کامل شده یا حتی بهتر از این، یک مشتری که موافقت کرده مبلغی را پرداخت کند، باشد! ساخت Milestone‌ها در پروژه به طرز باورنکردنی راحت هست. می‌توانید به هر تعدادی که می‌خواهید Milestone بسازید. ‌Milestone‌ها مدت زمانی ندارند و بر روی زمان‌بندی پروژه‌تان هیچ تاثیری نمی‌گذارند. برای ساخت یک Milestone  روی خانه موردنظر کلیک ‌کنید و بعد به سربرگ Task بروید. به گروه Insert بروید. روی Milestone کلیک ‌کنید. 

وقتی Milestone ایجاد شد، می‌توانید ببینید که Duration یا مدت زمان ۰ days است و یک شکل الماس در مقیاس زمانی قرار می‌گیرد.

دسته بندی فعالیت‌ها

بعد از اینکه پروژه‌تان را ساختید و اضافه کردن فعالیت‌ها تمام شد، شاید بخواهید فعالیت‌ها را به یک Summary task دیگر منتقل کنید یا فعالیت‌هایی را که نیاز ندارید حذف کنید. اگر کار‌های یکسانی در بخشهای مختلف پروژه دارید می‌توانید آن فعالیت‌ها را کپی هم بکنید.

برای انتقال یک فعالیت، فعالیت موردنظر را انتخاب کنید، می‌بینید که نشانگر ماوس به یک علامت بعلاوه تغییر پیدا کرده و می‌توانید این فعالیت‌ را به مکان موردنظر از پروژه ببرید و ماوس را رها کنید. برای کپی کردن فعالیت‌ها، روی Task id موردنظر کلیک راست کنید و Copy را انتخاب ‌کنید، به مکان موردنظر بروید و در بخش Clipboard، روی Paste کلیک کنید.

اضافه کردن یک فعالیت

برای اضافه کردن یک فعالیت در بین  فعالیت‌ها روی مکان مورد نظر کلیک کنید. از سربرگ  Task   گروه  Insert روی Task کلیک کنید. سطر جدید برای شما ایجاد می‌شود. حالا نام فعالیت دلخواه را وارد کنید.

روش دیگر اضافه کردن یک فعالیت این است که روی مکان موردنظر کلیک‌ راست کنید. روی Insert task کلیک کنید. سطر جدید برای شما ایجاد می‌شود.

تغییر سطح فعالیت‌ها

برای تغییر سطح فعالیت‌ها، فعالیت موردنظر را انتخاب کنید و روی Outdent و Indent در سربرگ task و گروه Schedule کلیک کنید.

حذف یک فعالیت

در صورتی که مایل باشید فعالیتی را از لیست فعالیت‌های خود حذف کنید، می‌توانید روی سطر موردنظر کلیک راست کنید و روی Delete task را انتخاب کنید. (در تصویر بالا هایلایت شده است.)

برای حذف یک فعالیت Summary task اگر روی خانه Task ID مربوط به آن کلیک کنید و دکمه Delete را بزنید پنجره‌ای باز می‌شود که ۲ گزینه دارد. گزینهٔ اول را انتخاب کرده و روی OK کلیک کنید. آن فعالیت با تمام زیر مجموعه‌های آن حذف می‌شود.

جمع‌بندی

در این آموزش یاد گرفتید که کد‌های WBS تک تک فعالیت‌ها را در پروژه‌تان قابل شناسایی می‌کند. نرم‌افزار MSP طرح شماره‌گذاری فعالیت‌ها را در خودش دارد اما شما می‌توانید این طرح را بسته به نیاز سازمان‌تان تغییر بدهید. نرم‌افزار MSP ابزار‌های فراوانی برای ایجاد و سازماندهی لیست فعالیت‌ها دارد، می‌توانید هر وقت که خواستید، یعنی در زمان برنامه‌ریزی یا زمانی که پروژه در حال جریان است از این ابزار‌ها استفاده کنید.

منبع