ایجاد تقویم در MSP

همانطور که در درس اول گفتیم مایکروسافت پراجکت (MS Project) یک نرم‌افزار مدیریت پروژه است. ابزاری بسیار مفید برای مدیران پروژه که به آنها کمک می‌کند، برنامه‌‌های پروژه را تدوین کنند، منابع پروژه را تعریف و به فعالیت‌ها تخصیص دهند، پیشرفت پروژه را ردیابی کنند، بودجه پروژه را مدیریت کنند و فعالیت‌های در حال انجام را تجزیه و تحلیل کنند. در این درس قصد داریم نحوه ایجاد یک پروژه جدید و تنظیم تقویم در MSP را آموزش دهیم. قبل از ایجاد پروژه در MSP بهتر است سوالات زیر را روی یک برگه بنویسید و به آنها پاسخ دهید تا تصویر روشنی از پروژه داشته باشید:

• برای پروژه چه فعالیت‌هایی باید انجام شود و این فعالیت‌ها به چه ترتیبی باید انجام شوند؟ این سوالات مربوط به دامنه پروژه است.
• چه محدودیت‌ها و مهلت‌های زمانی برای فعالیت‌های مختلف و کل پروژه در نظر گرفته شده است؟ این سوال مربوط به برنامه زمانبندی پروژه است.
• برای انجام هر کار به چه نوع منابعی (افراد، ماشین‌آلات، مواد) نیاز است؟ این سوال مربوط به تعیین منابع است.
• هزینه انجام هر کار چقدر خواهد بود؟ این سوال به هزینه پروژه مربوط می شود.
• چه خطرهایی پروژه را تحت تاثیر قرار می‌دهد؟ این سوال ممکن است دامنه، هزینه و محدودیت زمانی پروژه شما را تحت تأثیر قرار دهد.

ایجاد یک پروژه جدید در MSP

یکی از روش‌های ایجاد پروژه این است که وقتی نرم‌افزار MSP را باز می‌کنید، روی Blank Project کلیک کنید. در ابتدا نرم‌افزار MSP تاریخ شروع پروژه را تاریخ جاری تعیین می‌کند، یک خط عمودی و باریک سبز در قسمت نمودار گانت (Gantt Chart) نشانگر این تاریخ است.

انواع تقویم در نرم‌افزار MSP

چهار نوع تقویم در نرم‌افزار MSP وجود دارد:

• تقویم پایه: این تقویم در نرم‌افزار MSP به صورت پیش‌فرض وجود دارد و به عنوان الگو برای تقویم‌های دیگر است. ۳ نوع تقویم پایه Standard – Hours 24 – Night Shift وجود دارد.
• تقویم پروژه: برای محاسبات زمان‌بندی پروژه تعریف می‌شود.
• تقویم فعالیت‌ها: شما می‌توانید یک تقویم اختصاصی برای برخی فعالیت‌ها که در شرایط و ساعات خاصی انجام می‌شوند، ایجاد کنید.
• تقویم منابع: تقویم منبع را می‌توان برای منبعی خاص تعریف کرد.

در آموزش‌های بعدی به طور مفصل دربارهٔ هر تقویم توضیحاتی خواهیم داد. در این آموزش به معرفی انواع تقویم پایه و ایجاد تقویم اختصاصی پروژه می‌پردازیم.

حالا می‌خواهیم تنظیمات مورد نیاز پروژه را انجام دهیم. برای این کار از ابزارهای سربرگ Project استفاده می‌کنیم. این سربرگ ابزارها و فرمان‌های کلی مربوط به پروژه را در اختیار شما قرار می‌دهد.

مرحله ۱: تنظیمات پروژه

بهتر است قبل از شروع به وارد کردن فعالیت‌‌های پروژه یکسری تنظیمات موردنیاز پروژه را انجام دهید. برای این کار از سربرگ Project روی Project Information کلیک کنید.

تنظیمات پروژه در MSP

پنجرهٔ Project Information باز می‌شود. گزینه‌های این پنجره به شرح زیر است:

1. Start date: تاریخ شروع پروژه را در این قسمت تایپ کنید یا می‌توانید روی فلش کوچک کنار این کادر کلیک کرده و با استفاده از تقویم، تاریخ را تعیین کنید. به طور پیش‌فرض نرم‌افزار MSP در این کادر تاریخ جاری سیستم را نشان می‌دهد که قابل تغییر است.
2. Finish date: تاریخ پایان پروژه را در این قسمت تایپ ‌کنید یا می‌توانید روی فلش کوچک کنار این کادر کلیک کرده و با استفاده از تقویم تاریخ را تعیین کنید.
3. Schedule from: در این کادر نوع زمان‌بندی پروژه مشخص می‌شود. اگر روی فلش کوچک به سمت پایین کلیک کنید دو گزینه پیش روی شماست، اولی Project start date است که اگر این گزینه را انتخاب کنید، برنامه‌ریزی پروژه از شروع به پایان انجام می‌شود و کادر Finish date غیرفعال می‌شود. گزینه بعدی Project finish date است که اگر این گزینه را انتخاب کنید برنامه ریزی پروژه از پایان به شروع انجام می‌شود و کادر Start date غیرفعال می‌شود. این گزینه پیشنهاد نمی‌شود، چون اگر مشکلی پیش آمد هیچ کاری برای درست کردن آن نمی‌توانید انجام دهید. پس خیلی بهتر است که Project start date را انتخاب کنید و اجازه دهید برنامه به شما بگوید چه زمانی پروژه به اتمام می‌رسد.
4. Current date: تاریخ جاری را که مطابق با تاریخ ویندوز است نمایش می‌دهد.
5. Status date: این گزینه تاریخ گرفتن گزارش‌های پیشرفت را نمایش می‌دهد و در محاسبات مربوط به ارزش کسب شده و پیشرفت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. اگر این تاریخ را تنظیم نکنید به طور پیش‌فرض تاریخ جاری را نمایش می‌دهد.
6. Calendar: در MSP سه نوع تقویم پایه وجود دارد. Standard – Night shift – Hours 24  که به صورت پیش‌فرض تقویم استاندارد برای تمام پروژه‌ها تعریف شده است.
   • ۲۴ ساعته (۲۴ Hours): تقویم بدون وقت غیر کاری. گاهی ساعات کار برخی فعالیت‌ها خاص بوده و با فعالیت‌های دیگر متفاوت است که می‌توان برای این نوع فعالیت‌ها از این تقویم استفاده کرد، این تقویم به صورت ۲۴ ساعته است و هیچ‌گونه وقفه و استراحتی در آن در نظر گرفته نشده است.
   • شیفت شب ((Night shift: این تقویم یک شیفت کاری بر اساس تقویم کاری میلادی از دوشنبه شب تا صبح شنبه از ساعت ۱۱ شب تا ۸ صبح با یک ساعت استراحت در نظر می‌گیرد.
   • استاندارد (Standard): این تقویم روز‌های کار عادی مطابق با تقویم میلادی را نمایش می‌دهد. دوشنبه تا جمعه از ۸ صبح تا ۵ بعد از ظهر، با در نظر گرفتن یک ساعت استراحت. به طور پیش فرض اگر شما تقویم دیگری را انتخاب نکنید، این تقویم به فعالیت‌ها اختصاص می‌یابد.
7. Priority: تعیین کننده اولویت‌ فعالیت‌های پروژه است که عددی بین یک تا هزار است و فعالیت‌هایی که دارای عدد کوچکتر هستند اولویت بیشتری دارند.

حالا در کادر Start date تاریخ شروع را تایپ کنید، یا برای نمایش تقویم بر روی فلش رو پایین کلیک کنید و تاریخ شروع را تعیین کنید و سپس گزینه‌های دیگر را تکمیل کنید.

مرحله ۲: ایجاد تقویم پروژه

حالا وقت آن رسیده که تقویم پروژه را ایجاد کنید. تقویم یکی از عناصر مهم در برنامه زمان‌بندی است که در محاسبه زمان فعالیت‌ها بسیار تاثیرگذار است. تقویم‌ها ساعت‌های کاری در هر روز را مشخص می‌کنند؛ یعنی به خوبی می‌توان مشخص کرد که هر روز کاری چند ساعت است و از چه ساعتی شروع و در چه ساعتی تمام می‌شود. همچنین می‌توان مشخص کرد کدام روز‌ها تعطیل است.

برای ایجاد تقویم جدید به سربرگ Project می‌رویم و در گروه Properties روی Change working time کلیک می‌کنیم.

پنجرهٔ Change Working Time باز می‌شود. شما می‌توانید از همان تقویم‌های پایه خود نرم‌افزار استفاده کنید و آنها را برای پروژه خود سفارشی کنید؛ یا اینکه از ابتدا یک تقویم اختصاصی ایجاد کنید. برای ایجاد یک تقویم روی Create New Calendar کلیک کنید.

ایجاد تقویم اختصاصی در نرم‌افزار MSP

پنجرهٔ Create new base calendar باز می‌شود. در قسمت Name نام مورد نظر را تایپ می‌کنیم؛ در اینجا ما نام تقویم را «تقویم پویان» می‌گذاریم. در قسمت پایین این پنجره دو گزینه وجود دارد:

• Create new base calendar: اگر این گزینه را انتخاب کنید، یک تقویم کاملا جدید بدون استفاده از تقویم‌های پایه می‌توانید ایجاد کنید.
• Make a copy of: با انتخاب این گزینه و انتخاب یکی از تقویم‌های موجود در کادر بازشو، یک تقویم را به عنوان پایه انتخاب کرده تا یک کپی از این تقویم تهیه شده و شما فقط ویرایش‌های لازم را انجام دهید. ما در اینجا گزینه اول را انتخاب و روی OK کلیک می‌کنیم.

سربرگ Exception: اضافه کردن استثنائات به تقویم پروژه

استثنائات برای تغییر یک تقویم پروژه برای داشتن یک روز کاری غیر استاندارد یا یک روز غیر کاری استفاده می‌شود. همچنین می‌توانید ساعت کاری منحصر به فرد را برای یک منبع خاص نیز اختصاص دهید. در اینجا مثالی برای ایجاد یک روز غیر کاری آورده‌ایم، که می‌تواند به دلیل جشن های تعطیل یا جشن های اداری یا رویدادهای دیگری غیر از کار اداری استاندارد باشد.

مثلا در قسمت Name عنوان «سالگرد تاسیس» را وارد کنید. در قسمت Start تاریخ موردنظر را وارد کنید. سپس روی Finish کلیک کنید و همان تاریخ قسمت Start را تایپ کنید. این تاریخ به عنوان یک روز غیر کاری برای پروژه تعیین شده است. رنگ  این تاریخ در تقویم تغییر می‌کند. روی OK کلیک کنید.

اضافه کردن استثنائات به تقویم پروژه در MS Project

اگر روی Details کلیک کنید (این دکمه در تصویر بالا هایلایت شده است.)، کادر محاوره‌ای Details for  باز می‌شود که در اینجا هم چند گزینه برای معرفی وجود دارد:

• Set working times for these exceptions: می‌توانید روز موردنظر را تعطیل کنید یا اینکه ساعات کاری خاصی را با انتخاب گزینه Working times به تقویم اختصاص دهید.
•  :Recurrence pattern: می‌توانید شیوه تکرار تعطیلات را انتخاب کنید که بازه‌های روزانه، هفتگی، ماهیانه و سالانه را دارد. پس از انتخاب واحد موردنظر می‌توانید در کادر سمت راست شیوه تکرار را انتخاب کنید.
• Range of recurrence: می‌توانید محدوده‌ی زمانی این تکرار را انتخاب کنید.

در نهایت روی OK کلیک کنید.

نکته: روز‌های کاری در تقویم با رنگ سفید و روز‌های تعطیل با رنگ خاکستری نمایش داده می‌شوند.

سربرگ Work Weeks: تعیین ساعات کاری پروژه

حالا به سربرگ Workweeks می‌رویم تا ساعت‌های کاری پروژه را تعیین کنیم. روی Details کلیک می‌کنیم.

تعیین ساعات کاری پروژه در MS Project

 کادر محاوره‌ای Detail for default باز می‌شود؛ در این پنجره سه گزینه وجود دارد:

•  Use project default times for these days: اگر این گزینه را انتخاب کنید، همان ساعات کاری تقویمی را که به صورت پیش‌فرض برای پروژه انتخاب شده است، برای این تقویم هم قرار می‌دهد.
•  Set days to nonworking time: اگر خواستید یک روز را تعطیل کنید، از کادر سمت چپ روز موردنظر را کلیک کنید تا انتخاب شود. سپس این گزینه را انتخاب کنید تا آن روز تعطیل محسوب شود.
•  Set days to these specific working times: اگر ساعات روز‌های کاری موردنظر خودتان را می‌خواهید برای تقویم جدید وارد کنید، این گزینه را انتخاب کنید. روز موردنظر را از قسمت Select days انتخاب می‌کنیم. سپس ساعت کاری  AM۷:۳۰ تا ۲:۳۰ PM را برای روز‌های شنبه تا پنج‌شنبه در قسمت‌های From و To وارد کرده و برای جمعه هم ساعتی وارد نمی‌کنیم که روز تعطیل محسوب می‌شود. در نهایت روی OK کلیک می‌کنیم.

نکته: در سربرگ Work Weeks می‌توانید ببینید یک هفته کاری پیش‌فرض وجود دارد که شروع و پایان روی NA تنظیم شده است؛ به این معنی است که در تمام تاریخ‌ها اجرا می‌شود.

دکمهٔ Options: تنظیمات تقویم

با استفاده از دکمهٔ Options که در قسمت پایین پنجرۀ Change Working Time قرار دارد، می‌توانید یکسری تنظیمات روی تقویم جدید خود انجام دهید. با کلیک روی دکمۀ Options پنجرۀ Project Option باز می‌شود.

در این پنجره به بخش Display بروید و در قسمت Currency گزینه IRR را انتخاب کنید.

تنظیمات تقویم در نرم‌افزار MSP

1. حالا در پنجره تنظیمات به قسمت Schedule بروید.
2. روی فلش کوچک قسمت Calendar options for this project کلیک کنید. گزینه All new project را انتخاب کنید تا از این به بعد هر پروژه جدیدی که ساخته شد این تقویم به صورت خودکار به آن اختصاص داده شود؛
3. در قسمت Fiscal years starts in ماه March را انتخاب کنید که مصادف با اول فروردین است؛
4. در قسمت Week starts on روز شنبه یعنی Saturday را به عنوان روز اول هفته قرار دهید؛
5. ما در اینجا در قسمت Default start time یعنی ساعت شروع پیش‌فرض را ۷:۳۰ انتخاب می‌کنیم؛
6. در قسمت Default end time یعنی ساعت پایان پیش‌فرض را ۱۴:۳۰ انتخاب می‌کنیم؛
7. در قسمت Hours per day یعنی مجموع ساعت کاری در هر روز را ۷ ساعت وارد می‌کنیم؛
8. در قسمت Hours per week یعنی مجموع ساعات کاری در هر هفته را ۴۲ وارد می‌کنیم؛
9. در قسمت Days per month یعنی مجموع روزهای کاری در هر ماه را ۲۶ وارد می‌کنیم؛
10. روی OK کلیک کنید.

تنظیمات تقویم در MSP

اعمال تقویم روی پروژه

برای اعمال تقویم روی پروژه، در قسمت خاکستری رنگ نمودار گانت (Gantt chart) راست کلیک کنید. سپس Time scale را انتخاب کنید.

به سربرگ Non-working time بروید و از لیست کشویی Calendar «تقویم پویان» را انتخاب کنید. روی OK کلیک کنید.

اعمال تقویم اختصاصی به پروژه

جمع‌بندی

در این آموزش ایجاد یک پروژه و تنظیمات مربوط به تقویم را آموزش دادیم. با ایجاد یک تقویم مناسب با زمان‌های کاری پروژه و پیش‌بینی تعطیلی‌ها و زمان‌های بیکاری، به خوبی می‌توانید پروژه را زمان‌بندی و کنترل کنید.

منبع