حتما تا به حا برای برای شما هم رخ داده که، در نرم افزار MSP (Microsoft Project) پس از وارد کردن مقادیر واقعی Actual ها و سپس Reschedule کردن (برنامه ریزی مجدد کردن) که از بخش Update Project قابل دسترسی است؛ متوجه کاهش % Complete می شوید. راه کاری برای مواجه نشدن با این مشکل وجود دارد. فعالیت ها Activity ها را بایستی به نحوی تنظیم کرد تا این مسئله رخ ندهد. اما چگونه باید این تنظیم را انجام داد و دلیل رخداد این مشکل رایج چیست؟ در ادامه به شرح و بررسی می پردازیم و در انتها یک شاه کلید برای برخورد با هر مشکل غیر قابل پیش بینی ای در این نرم افزار به شما می دهیم.

 

یک نمونه برای کاهش % Complete بعد از Reschedule

فرض کنید فعالیتی قرار بوده که در تاریخ Thu 4/1/21 شروع شود، اما با دو روز تاخیر در تاریخ Sat 4/3/21 شروع شده است. ( پس در Actual Start این تاریخ را درج می کنیم ). همچنین در طی این دو روز پیشرفتی پنجاه درصدی نیز داشته است، پس طبعا در ستون % Complete عدد 50 درج می شود. پس  از مدت 5 روزه ی ما   Duration) ، 2.5 روز آن برای Actual Duration و 2.5 روز آن برای Remaining Duration ) خواهد بود، که جمع این دو همان Duration را تشکیل می دهند.

سپس از تب Project بخش Status گزینه ی Update Project را انتخاب می کنیم و سپس از کادر باز شده گزینه ی Reschedule uncompleted work to start after را انتخاب می کنیم. مثلا می خواهیم مابقی آن از تاریخ Sat 4/10/21 شروع شود. یعنی Remaining ها از دهم ماه به بعد زمان بندی شوند. سپس Ok می کنیم.

کاهش % Complete در نرم افزار ام اس پی

پس از زدن گزینه Ok، با کاهش % Complete مواجه می شوید. (در اینجا به 26% رسید) و همان طور که در نمودار گانت می بینید 2.5 روز انجام شده و مابقی آن(2.5 روز) از دهم به بعد انجام شده. برای اینکه علت رخ دادن عدد 26% روشن شود، با نگه داشتن موس به روی تیتر جدول % Complete نحوه محاسبه آن را می توانید بفهمید: Percent Complete = ( Actual Duration / Duration ) * 100

در این مثال Actual Duration ما 2.5 و Duration ما 9.5 است – که Duration مجموع 2.5 با 7 روز باقیمانده Remining Duration است –  پس حاصل 2.5 تقسیم بر 9.5 برابر 0.26 است که ضرب در صد 26% بدست می آید. پس دلیل کاهش % Complete مشخص شد که علتش زیاد شدن مقدار Duration ماست در واقع در اینجا قیچی شدن باقیمانده کار و ادامه آن در آینده (Split) نادیده گرفته شده است.

راهکاری برای رفع مشکل کاهش %complate بعد از reschedule

اگر روی فعالیت دابل کلیک کنیم، پنجره ی Task Information باز می شود و اگر در بخش Task Type آنرا به حالت Fixed Units بگذاریم، عدد % Complete به 50 درصد تغییر می کند و Duration ما 5 روز می شود.

اما همچنان در نمودار گانت تغییری را مشاهده نمی کنید و مانند حالت قبل است. در واقع با این تنظیم ساده نرم افزار MSP مقطعی از زمان که ما فعالیتی نداشتیم (مثلا مواد مورد نیاز تامین نشده) را لحاظ کرده و از Duration حذف می کند و فقط قسمت هایی که عملا باید فعالیتی انجام بشود را جمع و % Complete را محسابه می کند. اینگونه مشکل کاهش % Complete رفع می گردد.

یک نکته از آن معنا …

هر موقع در نرم افزار MSP با مشکلی پیش بینی نشده مواجه شدید، سعی کنید مسیر مشکل را پیدا کنید. مثلا اگر موس را روی سر ستون % Complete نگه دارید، با متنی مواجه می شود که علاوه بر توضیح مختصری درباره آن، فرمول محاسبه آن شرح داده شده است. پس از شناخت پارامتر های محاسبه ی نرم افزاری % Complete می توانید سراغ هر یک از اجزای تشکیل دهنده آن رفته و نحوه ی حساب شدن آنها را نیز دریابید. با این روش پیگیری به راحتی می توانید مشکلات مختلف و علل و روش حل آنها را در نرم افزار MSP شناسایی کرده و به رفع آنها بپردازید.

منبع